Finalmente saiu o post mortem da PyLadiesBR Conf 2018! Lembrando que este relatório contém os fatos do meu ponto de vista e que eu tentei ser o mais fiel aos acontecimentos possível. Não tá muito longo não, viu?! Muita coisa aconteceu e quem tem interesse, pode se inteirar por aqui ;)

Definições

Aqui temos o queríamos da PyLadiesBR Conf de 2018 em linhas gerais. Estão definidas em duas partes: as iniciais, aquelas que idealizamos em um primeiro momento; e as finais, aquelas que realmente aconteceram. Durante a leitura deste post mortem, você encontrar uma narrativa do que fizemos.

Iniciais

Evento para 150 ~ 200 pessoas em Natal;
Um dia de evento em Outubro;
Palestras, keynotes, workshops e bate papo

Finais

Evento para 200 pessoas em Natal;
Um dia de evento em Outubro;
2 keynotes, 8 palestras e 1 mesa redonda.

Antes do Evento

Local

O PyLadiesBR Conf aconteceu no Instituto Metrópole Digital, em Natal. A escolha do lugar foi feita rapidamente, pois, para PyLadies locais, cuja maioria estuda lá, era menos complicado e burocrático conseguir, visto que elas tinham contato com os professores que ajudaram a arrumar o espaço sem custo (isso porque o evento era gratuito). Em 4 de Maio de 2018, conseguimos oficializar via e-mail junto ao IMD a confirmação do local. Seria o maior auditório do prédio, com capacidade para 200 pessoas, que já tinha todo o aparelho de som, microfone, computador, datashow e púlpito.

Organização

Inicialmente, tínhamos um grupo do Telegram com 14 pessoas, que foi criado no final de Julho de 2018, e dessas pessoas, tinham vários níveis de comprometimento em ajudar na organização. Então começamos a ver um grupo que estava sempre presente, nas reuniões e/ou nas participações assíncronas.

Divisão de equipes

• Local: Irene Ginani
• Mídias: Karen Raiany, Ryllari Marques
• Logo: Joana Sousa
• Site: Juliany Raiol
• Patrocínios: Débora Azevedo
• Orçamentos: Débora Azevedo
• Inscrições/Ingressos: Débora Azevedo, Ryllari Marques
• Caravanas IFs: Ryllari Marques, Esther Aragão
• CDC: Débora Azevedo
• Conteúdo, Trilhas, Keynotes, Call4papers: Débora, Isis Soledad
• Brindes, Canecas, Camisetas: Débora Azevedo, Esther Aragão, Geisa Santos, Clara Nobre, Késsia Castro
• Gerenciamento: Débora Azevedo, Ryllari Marques, Esther Aragão

No final, algumas pessoas que estavam no grupo do Telegram saíram e outras duas entraram para contribuir. O uso do Telegram, pelo menos em nosso caso, foi efetivo. Conseguimos tomar decisões menores e discutir algumas coisas utilizando este canal.

Chamada para palestras

No dia 05 de Agosto abrimos a chamada para palestrantes que deveriam submeter suas palestras de forma anônima pela plataforma Speakerfight, onde tivemos 11 palestras submetidas.

Keynotes

Para a escolha de keynotes, todo o grupo reuniu uma lista de 10 pessoas que gostaríamos de convidar. Essa lista foi reduzida pois tínhamos que pensar em pessoas que já estariam em Natal na época, no caso mulheres que estivessem vindo para a Python Brasil. Fizemos uma votação durante uma de nossas reuniões de chegamos ao seguinte:

Resultado final:

Gabriela Cavalcante
Jessica Temporal

Divulgação e artes

Basicamente a divulgação dos acontecimentos do evento foram feitas nas redes sociais Facebook, Twitter e Instagram, tanto nas contas do PyLadies Brasil como nas contas pessoas das meninas. Não utilizamos plataformas de postagem automáticas, o que poderia ter ajudado em relação à deixar tudo programado. Algumas postagens foram programadas, mas isso foi feito pouco, com o agendamento do próprio Facebook, que já linkava direto no Twitter, ambos nas contas do PyLadies Brasil.

Ingressos

Os ingressos foram “comprados” pela plataforma Sympla. Comprados entre aspas porque o evento não cobrou ingresso, pois conseguimos apoios que conseguiram cobrir todo o evento financeiramente.

Patrocínio

Patrocínio é uma etapa muito importante antes do evento, visto que é por meio deles que podemos vislumbrar melhor o que podemos de fato fazer e o que teremos que deixar de lado.

Tivemos três cotas de patrocínio que estão descritas nessa carta de patrocínio que não conseguimos divulgar para muitas empresas, então não tivemos patrocinadores.

O que tivemos foram entidades que nos apoiaram, que foram a PSF, a Geisa Santos e a APyB, esta última sendo resolvida como consta aqui. Com o que conseguimos desses dois apoios conseguimos fazer tudo que tínhamos vislumbrado para as participantes do nosso evento.

Durante o evento

Grupos de trabalho

Não formamos muitos grupos de trabalho durante o evento. Isso poderia ter sido BEM problemático, mas conseguimos lidar. Algumas meninas ficaram no credenciamento, outras ajudaram no coffee break, com as palestrantes, mas não consigo recordar se teve realmente algo sistematizado previamente - nem durante o evento - em relação a isso. Com sorte, ocorreu tudo bem.

Controle financeiro

Depois da entrada do primeiro apoio, fomos conseguindo fazer as primeiras compras, que foram as das camisas. Depois que o apoio da PSF chegou, conseguimos nos organizar para ir fechando contrato e fazendo os pagamentos.

Em linhas gerais:

• O evento iniciou com a compra das camisas, que custaram o valor total do primeiro apoio. Pode ter parecido loucura, mas fizemos isso pois tínhamos o apoio da PSF garantido.
• O primeiro influxo de caixa veio da APyB, no valor exato de R$ 3706,18;
• A última receita foi proveniente da Geisa Santos, no valor de R$ 100,00;
• Conseguimos fazer todo o evento gratuito para as participantes, e mesmo quase ficando apertado, deu certo para fazer tudo o que planejamos :)

Fotos

Os cliques do evento foram tirados por várias mãos e estão disponíveis aqui nesse link.

Escrita do post mortem

Comecei a escrever esse post mortem há exatamente uma semana atrás. Tive que voltar para as conversas no Telegram, ler atas para relembrar algumas coisinhas que não recordava. Lembro que este escrito é basicamente composto de uma narrativa dos fatos de acordo com a minha memória e das coisas que vivenciei antes, durante e após o evento.

Conclusões

A conclusão final do evento é a de que: ainda não acredito que aconteceu.

A PyLadiesBR Conf aconteceu porque tínhamos um grupo que, quase aos 45 do segundo tempo, se doou como pôde para tudo ocorrer. A organização foi um pouco complicada, pois realmente começamos a fazer as coisas mesmo muito pouco tempo antes da conferência. Fica a aprendizagem para nos articularmos melhor, pensar em criar uma rotina de reuniões que realmente funcione, numa estratégia que não sobrecarregue as meninas etc. As coisas não foram feitas “nas coxas”, mas foi tudo muito rápido e ocorreu da melhor forma que poderia com o que podíamos fazer naquele momento.

Durante os poucos meses de organização é normal que as pessoas envolvidas terem suas prioridades alteradas. Inclusive na época, algumas pessoas não só estavam envolvidas diretamentes na organização do PyLadiesBR Conf, como também da Python Brasil [14] e na campanha de arrecadação para levar o PyLadies Brasil para a Python Brasil e prova seletiva para o mestrado (nesse caso, eu haha). Foi um malabarismo conseguir fazer tudo e o ideal é que um bom gerenciamento de tarefas e pessoas facilitaria em relação a isso. Mas com transparência e conversa franca, a gente conseguiu ir resolvendo todas as questões.

Gostaria de agradecer aos nossos apoiadores, que acreditaram na gente e no que queríamos fazer no evento. A todas as palestrantes que aceitaram compartilhar conosco. A todas as participantes que toparam sair de suas casas, algumas de bem longe, pra vir aprender. E principalmente a todas as meninas que, juntas, ficaram super felizes em ver todas aquelas mulheres querendo saber do PyLadies, das palestras, das pessoas presentes, e vieram fazer parte desse momento histórico de 5 anos de PyLadies Brasil!

E, mesmo com quase nada feito no começo, provamos que tudo pode dar muito certo.